دفاتر قانونی الکترونیکی چیست؟+آموزش دفاتر الکترونیک

دفاتر قانونی الکترونیکی :

به نوعی از دفاتر مالی گفته می شود که نسخه دیجیتال جایگزین نسخه های کاغذی و فیزیکی شده و در بسترهای الکترونیکی ارائه و نگهداری می‌شوند. این دفاتر شامل اطلاعات مالی و حسابداری شرکت‌ها هستند که مطابق قوانین و مقررات مالیاتی کشور باید ثبت و نگهداری شوند و این سامانه با هدف آسان تر شدن وظایف مودیان در ثبت دفاتر قانونی و شفاف‌سازی عملیات مالی، توجه فعالان اقتصادی و دولت را به خود جلب کرده است.

آنچه در این مقاله میخوانید

۱- قانون جدید پلمپ دفاتر قانونی
۲- مزایای پلمپ دفاتر قانونی
۳- مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر ۱۴۰۴
۴- نحوه کار با دفاتر قانونی الکترونیکی ۱۴۰۴

قانون جدید پلمپ دفاتر قانونی الکترونیکی

در ابتدای سال ۱۴۰۴، تغییراتی در قانون پلمپ دفاتراعمال شده است که شامل ثبت الکترونیکی دفاتر و استفاده از امضای دیجیتال در بعضی از مراحل می‌شود. این موضوع روند دریافت دفاتر را راحت‌تر و سریع‌تر می‌کند. با حذف دفاتر فیزیکی داوطلبان باید ازطریق سامانه جامع ثبت شرکت‌ها، تمامی اطلاعات مالی خود را وارد نموده و درخواست پلمپ دفاتر را بصورت آنلاین ثبت کرده و بدون مراجعه حضوری، این فرآیند را تکمیل کنند. این سامانه به عنوان یک پایگاه داده جامع ، تمام اطلاعات مورد نیاز را در خود ذخیره کرده و دسترسی سریع و آسان به آن‌ها را فراهم می‌کند.

مزایای پلمپ دفاتر الکترونیکی

۱. کمتر شدن دسترسی غیر مجاز به داده ها
2. تطابق با الزامات قانونی و کاهش خطرات مربوط به جرایم مالیاتی.
3. جستجو و دسترسی سریع تر به اطلاعات مالی
4. صرفه جویی درکاغذ و دیگر ملزومات، موجب کاهش هزینه‌ها می‌شود.
5. صرفه‌جویی در زمان و حذف مراجعات حضوری
6. آسان تر شدن ارائه گزارش به سازمان امور مالیاتی

جهت مشاوره مالیاتی در خصوص پلمپ دفاتر اینجا کلیک کنید

بخشنامه سامانه دفاتر قانونی الکترونیکی

در تاریخ ۲ اردیبهشت ۱۴۰۴، سازمان امور مالیاتی کشور با صدور بخشنامه‌ای رسمی، شروع به کار سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را اعلام کرد. این اقدام در راهبرد اجرای بند «ج» ماده (۴) قانون برنامه هفتم توسعه و بند «ج» ماده (۶۷) قانون برنامه ششم توسعه، با هدف ارتقاء شفافیت و کاهش هزینه ها صورت می‌گیرد.

نکات کلیدی بخشنامه:

• مودیان مالیاتی تا ۲۰ خرداد ماه ۱۴۰۴ فرصت دارند تا با سامانه آشنا شوند. در این بازه زمانی استفاده از سامانه اختیاری است.
• از تاریخ ۲۱ خرداد ۱۴۰۴، استفاده از سامانه برای ثبت دفاتر قانونی الزامی می‌شود.
• اطلاعات مربوط به پلمپ دفاتر قانونی الکترونیکی به ‌صورت برخط از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور دریافت می‌شود.
• راهنمای کاربری از داخل سامانه قابل دسترسی است. شماره تماس سازمان ۱۵۲۶ در صورت بروز مشکل آماده پاسخگویی است.

مدارک مورد نیاز جهت پلمپ دفاتر

برای پلمپ دفاتر اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی به مدارک زیر نیاز است :

مدارک پلمپ دفاتر اشخاص حقوقی

• کپی کارت ملی مدیر عامل
• معرفی‌نامه برای اشخاص دولتی
• کپی روزنامه تاسیس شرکت
• وکالت‌نامه وکیل مسئول
• کپی روزنامه حاوی تغییرات
• اصل اظهارنامه پلمپ با امضا

 مدارک پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی

• کپی کارت ملی
• اصل اظهارنامه پلمپ (با مهر و امضا)
• مجوز فعالیت کسبی
• وکالت‌نامه وکیل شرکت
• کپی پروانه کسب و مجوز فعالیت

نحوه کار با سامانه دفاتر قانونی الکترونیکی ۱۴۰۴

مراحل کلی کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی در چند مرحله خلاصه می‌شود که در ادامه هر یک از این مراحل توضیح داده می‌شود.

۱️. ورود به سامانه

متقاضیان برای ورود به سامانه، باید از طریق درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس https://my.tax.gov.ir اقدام کنند. سپس گزینه ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را انتخاب نمایند.

۲️. دانلود قالب اکسل دفاتر الکترونیکی

پس از ورود، صفحه اصلی سامانه باز می‌شود. در این صفحه:
• ابتدا در پایین صفحه بروی گزینه سامانه دفاتر تجاری کلیک کنید.
• سپس بر روی گزینه دانلود قالب اکسل کلیک کنید.
• پس از آن بر روی دانلود قالب اکسل کلیک کنید.

فرم اکسل برای ارائه دفاتر قانونی الکترونیکی شامل اطلاعات زیر است که باید تکمیل شود:

• کد حساب کل
• عنوان حساب کل
• کد حساب معین
• عنوان حساب معین
• کد حساب تفصیلی
• عنوان حساب تفصیلی
• گردش بدهکار (ریال)
• گردش بستانکار (ریال)
• تاریخ گردش حساب

۳ . تکمیل فایل اکسل

برای تکمیل فایل اکسل، متقاضیان باید موارد زیر را رعایت کنند:
• اطلاعات فقط در یک شیت اکسل قرار گیرد.
• عنوان ستون‌ها باید مثل قالب سامانه باشد.
• ستون‌های گردش بدهکار و بستانکار فقط شامل عدد باشد.
• در هر ردیف ، یکی از ستون‌های گردش بدهکار یا بستانکار باید مقدار داشته باشد.
• فایل‌های بیش از ۱۰۰۰ رکورد باید به فرمت CSV بارگذاری شوند.
• فرمت تاریخ گردش ) YYYY/MM/DD : مثال: ۲۰/۱۲/۱۴۰۳(
• تاریخ گردش هر سطر باید در محدوده بازه زمانی گردش حساب‌ها قرار داشته باشد.

۴️ . انجام تنظیمات قبل از بارگذاری فایل

نوع فایل: اکسل یا CSV
فرمت جداکننده (Delimiter)در صورت انتخاب فرمت(CSV)
تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب‌ها
کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده (از لیست قابل انتخاب)

۵️. بارگذاری و پیش‌نمایش فایل

در این مرحله، کاربر فایل خود را بارگذاری می‌کند. برای بارگذاری درست، نکات زیر را در نظر داشته باشید:
• فایل‌ها فقط با فرمت اکسل یا CSV مورد تایید است.
• اگر نوع فایل انتخابی با گزینه انتخاب شده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری آن جلوگیری می‌کند.
• بعد از بارگذاری، ۱۰ سطر اول فایل پیش‌نمایش داده می‌شود.

۶. مشاهده اطلاعات فایل‌های بارگذاری‌شده

در صفحه نخست سامانه، جدولی به نام «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» نشان داده می‌شود که شامل اطلاعات زیر است:

• کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده
• تاریخ پایان سال مالی
• بازه زمانی گردش حساب‌ها
• تاریخ بارگذاری فایل
• وضعیت فایل بارگذاری‌شده:(درحال پردازش ، عدم بارگذاری ، بارگذاری موفق)
• آیکون هشدار (!) (نشان دهنده خطاهای مربوط به بارگذاری)
• آیکون دانلود (برای دانلود فایل بارگذاری‌شده)

نتیجه در این مقاله به بررسی سامانه دفاتر قانونی الکترونیکی پرداختیم که به کسب‌وکارها این دسترسی را می‌دهد تا اطلاعات مالیاتی خود را به صورت آنلاین و دقیق ارسال کنند. این سامانه با تسهیل فرآیندهای مالیاتی به کاربران کمک می‌کند تا گزارش‌های مالی خود را به سازمان امور مالیاتی ارسال کنند. همچنین، با فراهم کردن امکان پیگیری آنلاین و ساده ‌سازی اطلاعات، کارایی سیستم‌های مالیاتی کشور به طور قابل توجهی افزایش می‌یابد.